Zakonom propisani rok za predaju prepisa, 30. april, zbog praznika ove godine je pomeren na 3. maj.
Reč je o obavezi koja je propisana Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020), a odnosi se na stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala koji su pravna lica. Arhivska knjiga se vodi na obrascu koji je propisan Pravilnikom o obrascu arhivske knjige (“Sl. glasnik RS”, br. 34/2022).
Podnošenje prepisa arhivske knjige se u većini arhiva vrši lično ili poštom, u telefonskom kontaktu sa arhivima saznali smo da je u pojedinim arhivima moguće dostaviti i elektronskim putem, ali kako još uvek nije uspostavljen jedinstveni arhivski informacioni sistem, pojedini arhivi su odredili mejl adrese na koje se može dostaviti prepis, ali ukoliko se opredeljujete za ovaj vid podnošenja prepisa preporučujemo da prethodno kontaktirate arhiv putem telefona i dobijete instrukciju na koju mejl adresu da uputite prepis.
Napominjemo da je pored samog dokumenta koji predstavlja prepis arhivske knjige potrebno da u slobodnoj formi napišete dopis u kome ćete navesti naziv i formu pravnog lica, ime i prezime odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom i podatke za kontakt (telefon, mejl, adresu sedišta) kako bi arhiv mogao da Vas obavesti ako je potrebno nešto izmeniti u dostavljenom prepisu.
Ukoliko do sada niste dobili saglasnost na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja predlažemo da se pre podnošenja prepisa arhivske knjige obratite nadležnom javnom arhivu za dobijanje instrukcija kako da postupite.
Na sajtu Paragrafa dostupan je model Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja koji možete preuzeti, ali naglašavamo da Lista treba da oslikava stvarno stanje dokumentacije jednog pravnog lica, te će biti potrebno da neke redove obrišete, a neke ćete i dodati jer primera radi lista jedne zdravstvene ustanove i jednog društva koje se bavi špedicijom ne mogu biti iste.
Lokalni javni arhivi su istakli da su veoma opterećeni, da je veliki broj stvaralaca do sada dostavio liste kategorija koje nisu bile valjane i koje je trebalo ispraviti, te radi bolje efikasnosti u radu apeluju da se stranke za stručnu pomoć obrate nadležnom javnom arhivu.
Za sve stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala koji su u nadležnosti Istorijskog arhiva Beograda ističemo da do daljeg ne dostavljaju prepis arhivske knjige zbog preopterećenosti arhiva. Istorijski arhiv Beograd je na svom sajtu istakao informaciju da se kaznene mere neće sprovoditi dok se ne steknu uslovi da svi stvaraoci i imaoci mogu predati prepis arhivske knjige.
Za kraj, dostavljamo link spisak nadležnih arhiva uz informaciju da smo znatno manji broj odgovora na osnovu kojih smo napisali ovaj tekst dobili putem mejla nego telefonskim putem.
Izvor: Paragraf Lex
